Caso Práctico: Xerox y Belbin en un equipo de proyecto virtual e internacional

Objetivos

Minimizar la falta de comunicación, los malentendidos y la duplicación de trabajo en un equipo de proyecto disperso geográficamente.

Resultados

El equipo de proyecto:

• aprendió a aprovechar las fortalezas de cada miembro del equipo;
• trabajó en conjunto para crear uno de los lanzamientos de productos más grandes de Xerox del año.

Introducción

Xerox es una corporación estadounidense que vende tecnologías de gestión de documentos e impresión digital para ayudar a las organizaciones a comunicarse, conectar y trabajar en más de 160 países.

Desafío

Xerox estaba desarrollando un producto complejo, una impresora multifuncional llamada ColourQube, para su lanzamiento.

Los equipos de proyecto tenían la tarea de adaptar tecnología de otras industrias sin precedentes, y el trabajo implicaba la integración de código complejo, dispositivos mecánicos y física para que los subsistemas funcionaran. Un solo subsistema involucró a cinco equipos en dos ubicaciones diferentes.

La complejidad del proyecto significaba que había una alta probabilidad de malentendidos y comunicaciones erróneas. Los vicepresidentes y directores encontraron que estaban invirtiendo demasiado tiempo en dilemas dinámicos de equipos.

Solución

Xerox implementó talleres de Team Accelerator para el equipo de ColourQube en Estados Unidos. El equipo aprendió a aprovechar las fortalezas de cada miembro del equipo y trabajó en conjunto para crear uno de los mayores lanzamientos de productos de Xerox de ese año.

Proceso

Belbin se ha utilizado desde 2003 en diversas iniciativas. El aprendizaje de Roles de Equipo se incorpora a los talleres de Team Accelerator de Xerox y al currículo de Lean Six Sigma Black Belt para ayudar a los equipos de desarrollo de productos a identificar las fortalezas, debilidades, roles y habilidades de los miembros.

Como parte de los talleres de Team Accelerator, ColourQube comenzó estableciendo reglas fundamentales para el equipo. Luego, se pidió a cada miembro que desarrollara sus necesidades percibidas y alineara expectativas.

Antes del entrenamiento, el equipo encontró que las soluciones paralelas desarrolladas por diferentes grupos a menudo llevaban a conflictos. Este entrenamiento ayudó al equipo a identificar estos problemas antes de que surgieran. A medida que el equipo identificaba sus fortalezas y debilidades, desarrollaron una mejor comprensión de la dinámica del grupo y cómo comunicarse de manera más efectiva para evitar problemas.

Resultados

El aprendizaje de Roles de Equipo permitió a los miembros del equipo aprovechar más efectivamente sus fortalezas.

Los equipos pudieron desplegar mejor las fortalezas presentes en su equipo (especialmente a través de fronteras geográficas). El reconocimiento del talento y la singularidad de los miembros del equipo añadió valor a los equipos en su conjunto.

Los equipos de proyecto pudieron resolver problemas antes de que se convirtieran en problemas y minimizar la duplicación de trabajo, lo que mejoró la eficiencia y disminuyó la frustración.

Los colaboradores en este proyecto complejo pudieron trabajar con éxito juntos en todo el mundo para crear uno de los mayores lanzamientos de productos de Xerox de ese año.