Belbin y los equipos de proyecto

Los equipos de proyecto son una oportunidad y un reto

¿Cómo romper rápidamente el hielo y establecer una buena relación? ¿Cómo crear un ambiente de colaboración y compromiso y trabajar por la seguridad psicológica garantizando al mismo tiempo que el trabajo se desarrolla según lo previsto? ¿Cómo superar la competitividad interdisciplinar o interdepartamental que puede amenazar la cooperación y en última instancia, el éxito?

Puede resultar tentador ignorar el elemento "personas" y centrarse en hacer el trabajo, sobre todo cuando las probabilidades de que los proyectos se lleven a cabo a tiempo son escasas.

¿Cómo maximizar las posibilidades de éxito de los equipos de proyecto?

La flexibilidad es la clave. Si quieres que las personas piensen y trabajen fuera de sus límites habituales, tienes que ofrecer un nuevo marco de colaboración.

Explorar los estilos de comportamiento presentes en tu equipo de proyecto te permite enmarcar las contribuciones individuales de manera diferente.

En lugar de centrarte en quién proviene de qué región geográfica o departamento, hablar de los Roles de Equipo Belbin pone el énfasis en el conjunto único de fortalezas que cada persona puede ofrecer. Esto abre nuevas oportunidades de colaboración más allá de los títulos académicos y las descripciones de puestos y destaca los puntos en común o sinergias, con otros miembros del equipo.

Encontrar la combinación perfecta

Lo ideal sería utilizar los estilos de comportamiento para ayudar a formar e informar al equipo de proyecto.

Con demasiada frecuencia, los equipos de proyecto poseen una amplia gama de conocimientos y experiencia, pero carecen de la diversidad de comportamientos necesaria para el éxito.

Si el equipo ya está formado, sigue siendo importante conocer las fortalezas de los Roles de Equipo para determinar quién debe participar en cada fase.

Vincular el trabajo al Rol de Equipo

Cuando se trabaja en un proyecto, es práctica habitual desglosarlo en función del trabajo que hay que hacer.

Cuando gestionamos el trabajo que implica, establecemos plazos y organizamos reuniones para garantizar que el trabajo se realiza en el tiempo previsto. Existen organizaciones que proporciona las herramientas necesarias para esto.

Pero, ¿con qué frecuencia se tiene en cuenta el elemento humano?

A la hora de delinear las tareas que componen un proyecto, se debe dedicar tiempo a considerar qué comportamientos de Roles Belbin son más adecuados para cada una.

Una vez realizado ester análisis, el siguiente paso es asignar la tarea a la persona que posee dichos comportamientos de Roles de Equipo.

Así podría ser un proyecto, en términos de Roles de Equipo

En este caso, el papel del Rol Coordinador consiste en supervisar el proyecto, asegurándose de que el comportamiento del Rol Impulsor interviene cuando los plazos empiezan a apremiar. El comportamiento del Rol Cohesionador es fundamental cuando se necesita diplomacia y empatía para calmar las aguas, y el del Rol Especialista cuando se requiere un conocimiento profundo.

Garantizar que sólo estén presentes las personas necesarias en cada fase del proyecto supondrá menos frustración (y menos reuniones que consumen mucho tiempo) para todos los implicados.

Mantener el rumbo del equipo

Puede que al principio no sea posible (si los miembros del equipo son relativamente desconocidos), pero debería ser posible una vez que los miembros del equipo lleven trabajando juntos unos meses.

Pedir a los integrantes que completen las Evaluaciones del Observador de sus compañeros de equipo, ofrece la oportunidad de "comprobar" y revisar sus contribuciones y articular cualquier discrepancia entre los Roles que pretenden desempeñar y las expectativas de sus compañeros de equipo.

Si empiezan a surgir conflictos, es una oportunidad para reflexionar antes de que las dificultades interpersonales desvíen los esfuerzos del equipo. Las conversaciones, tanto con el mánager como entre compañeros, pueden dar lugar a revelaciones importantes sobre el funcionamiento del equipo.

Ayudar a los miembros a articular los retos que supone trabajar en un equipo de proyecto

La comunicación es la clave. Dar a cada persona la oportunidad de hablar de sí misma: cómo prefiere trabajar, qué le frustra...

Fomentar estas conversaciones, preferiblemente con el Informe Individual Belbin en la mano, ayudará a comprender las contribuciones que cada uno debe desempeñar en el proyecto.

"Trabajo mejor cuando puedo... porque..."

Para quienes su Rol de Equipo encaja perfectamente con la visión que tienen los demás de sus comportamientos, añadir el feedback de los Observadores sirve como oportunidad para declarar sus fortalezas y reforzar el impacto positivo de su Rol dentro del equipo.

"Me frustro o desconecto cuando esto ocurre, porque...".

Por supuesto, incluso cuando ponemos en juego nuestras fortalezas (en el mejor de los casos), es de esperar que aparezcan debilidades asociadas.

Explicar cómo y por qué tenemos dificultades o experimentamos frustración o decepción, es clave para gestionar esas debilidades por el bien del equipo. Puede ser tan sencillo como liberar a un Cohesionador de la toma de decisiones bajo presión, o cambiar el seguimiento de un Investigador de Recursos y pasárselo a Finalizador, quien es más probable que disfrute con la tarea.

"Desempeño diferentes Roles en mi otro equipo".

¿Disfruta la persona del reto de explorar distintos Roles en un nuevo contexto de equipo? ¿Cuáles son los retos de cambiar de identidad de Rol?

"Quiero hacer más de esto" o "No ves todas estas otras cosas que puedo hacer".

¿Quizá el proyecto sólo utiliza parte del arsenal de fortalezas de la persona? o ¿La persona no ha tenido oportunidad de mostrar claramente sus fortalezas en el nuevo equipo? Si es así, ¿cómo podría esta persona presentar y desarrollar esas fortalezas en beneficio del equipo?

"Por ahora puedo hacerlo, pero no me sale natural".

A veces en los equipos de proyecto pueden haber tensión en un determinado Rol de Equipo y por tanto necesitar que quien lo desempeña renuncie y desempeñe otro para cumplir los requerimientos del proyecto. Si la tensión es a corto plazo, y si los demás miembros del equipo la reconocen y aprecian, esto puede ayudar a aliviar los efectos negativos que se pueden producir en la persona en cuestión.

Ejercicio para facilitar la comunicación

Con tu Informe Individual Belbin a mano, dedica tiempo a describir cómo comunicarás a los demás cómo trabajas mejor. Escucha al resto de tu equipo y elabora estrategias para aprovechar tus fortalezas y gestionar los posibles conflictos.

Tomado del webinar "Usar Belbin para formar equipos de alto rendimiento".

Resolución de problemas en equipos de proyecto

¿Qué ocurre cuando, a pesar de todos los esfuerzos, el equipo de proyecto se topa con un obstáculo? En primer lugar, es importante detectar las cuestiones de comportamiento subyacentes al problema y, a continuación, considerar si la solución también pasa por distintos planteamientos de comportamiento.

Dedicar demasiado tiempo a las fases iniciales

Si el equipo tiene muchos Cerebros e Investigadores de Recursos, y carece de comportamientos centrados en otro Roles (Impulsor, Finalizador, Implementador), es posible que se estanque en las fases iniciales del proyecto ya que se atascarán en el proceso creativo y competirán por imponer sus propias ideas.

La contribución de un Impulsor es necesaria para encontrar una solución y hacer que las cosas avancen, mientras que el Rol Implentador y el Rol Finalizador serán necesarios para garantizar que los planes se llevan a cabo con un alto nivel de calidad.

Parálisis por análisis

Si en el equipo predominan los Roles Monitor Evaluador (e incluso de Coordinador), puede resultar difícil pasar del debate a la acción.

Además de retrasar al equipo, esto también puede resultar frustrante para otros miembros del mismo que quieran hacer avanzar las cosas.

Planificar demasiado pronto o enredarse en los detalles

Por otra parte, si se permite participar demasiado pronto a personas cuyos Roles entran en juego al final de un proyecto (Implementador y Finalizador), el equipo puede conformarse con una solución inadecuada o poco estudiada, en aras de hacer las cosas y producir un resultado.

Saltarse la investigación

Ya que hablamos de investigación, los Roles Investigador de Recursos y Especialista pueden ser necesarios para garantizar que el equipo esté al día en su área de competencia y para aportar conocimientos y experiencia específicos, respectivamente.

Sin estos comportamientos, el equipo corre el riesgo de perder una pieza clave de su inteligencia que podría comprometer el éxito.

Encontrar el equilibrio de tu equipo

Por supuesto, las necesidades de cada equipo son diferentes: el equilibrio preciso de los Roles Belbin dependerá de los parámetros específicos del proyecto.

¿Lo importante? Tener en cuenta la diversidad de comportamientos requeridos en cada una de las fases del proyecto para tener las mayores posibilidades de éxito.

Contáctanos hoy mismo para descubrir cómo Belbin ayuda a los equipos de proyecto.

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