Aprovechar al máximo las reuniones con Belbin

"Una reunión es un acontecimiento en el que se guardan las actas y se pierden las horas"

Desconocido

Las reuniones son una parte esencial de los negocios y, hace poco más de un año, se rompieron las reglas del juego. Aprendimos nuevas tecnologías, nuevas normas de etiqueta y, tal vez, desaprendimos algunas "sabidurías recibidas" sobre para qué servían las reuniones y cómo debían celebrarse.

¿Qué nos ha enseñado la pandemia sobre cómo nos reunimos? Ahora que muchas organizaciones están pasando al trabajo híbrido, ¿cómo podemos hacer que las reuniones funcionen en el futuro?

Empieza por el "por qué": informa al "quién".

Con tantas reuniones en línea, uno de los cambios positivos en el comportamiento es la muerte de la invitación generalizada según el cargo o el lugar de la oficina. Es esencial conocer -y compartir- el objetivo de la reunión antes de pensar en las invitaciones. ¿Es para generar nuevas ideas o discutir la estrategia? ¿Es una reunión de crisis o una última comprobación de la letra pequeña?

Conocer las funciones del equipo Belbin de cada uno de los asistentes puede ayudarte a garantizar la presencia de las personas adecuadas y a mantener las reuniones reducidas y productivas. ¿Necesitas intercambiar ideas? Busca a los que tengan tendencias de Investigador de Plantas y Recursos. Añade la influencia del Monitor Evaluador a la mezcla sólo cuando esas ideas estén listas para el escrutinio. ¿Finalizar los planes y comprobar los detalles? Necesitarás personas con un fuerte comportamiento de Implementador y Finalizador. Mantén alejados a los Investigadores de Recursos predominantes, ya que es poco probable que una reunión de planificación despierte su interés.

Nombra al elefante de la sala

Durante 2020, Belbin realizó una encuesta para descubrir cómo nuestros estilos de trabajo preferidos pueden influir en nuestra experiencia de las reuniones virtuales. Descubrimos que quienes se reunían exclusivamente en línea valoraban más la eficacia de las reuniones virtuales que quienes habían adoptado el trabajo híbrido o permanecían en el lugar de trabajo durante ese tiempo.

No está claro si esto se debió a que el grupo exclusivamente a distancia "aceptó" y desarrolló estrategias para que las reuniones en línea fueran más eficaces o si la disponibilidad de reuniones en persona para el resto cambió las perspectivas sobre la eficacia.

Lo que está claro es que el debate en torno al trabajo híbrido se está convirtiendo rápidamente en un conflicto bipartito y algunos pueden estar temiendo una situación de "nosotros y ellos" entre los que están en la oficina y los que están en casa. Es importante ser franco sobre esas divisiones y reconocer -si procede- que la organización está tanteando el terreno y tratando de alinear las necesidades y preferencias individuales con las prioridades de la empresa. Pida sugerencias en las reuniones, para que el equipo se identifique con las soluciones a los problemas del trabajo híbrido. Esté dispuesto a probar cosas nuevas y mantenga abiertas las líneas de comunicación para detectar posibles problemas antes de que puedan obstaculizar el rendimiento del equipo.

Utiliza un lenguaje común

El paso al trabajo virtual ha puesto a prueba la eficacia de la comunicación. Con las cámaras apagadas, perdemos el lenguaje corporal y otras señales físicas. Al enviar correos electrónicos o mensajes instantáneos, en lugar de girarnos en nuestros asientos, perdemos el tono y la inferencia.

Los Roles de Equipo Belbin ofrecen un tipo diferente de lenguaje, que puede ayudar a llenar este vacío y a salvar malentendidos, así como a reconocer y valorar los puntos fuertes de los demás. Cuando Belbin se convierte en una taquigrafía, los entusiastas Investigadores de Recursos pueden decir: "No ME (Supervisar Evaluar) esta idea hasta que hayamos averiguado más", o un Shaper impaciente puede afirmar: "CF esto más adelante". Este entendimiento puede ayudar a seguir fomentando nuevos tipos de comunicación, así como a mantener las reuniones a tiempo y al grano.

Cambia la silla

Las reuniones virtuales son una oportunidad para cambiar las cosas y ver qué funciona. Las personas con una fuerte tendencia a la coordinación (en términos de Belbin, personas que adoptan una perspectiva amplia y extraen contribuciones de los demás) son los presidentes más eficaces, porque dan tiempo a todos, intentan llegar a un consenso y no se atascan en los detalles. Sin embargo, el Coordinador más eficaz del equipo puede no ser el líder del equipo. Trabajar con los puntos fuertes de los roles de equipo brinda la oportunidad de mirar más allá de las consideraciones jerárquicas o funcionales y sacudir un poco las cosas.

No subestimes la reunión informal

Con el auge del trabajo virtual e híbrido, el intercambio informal de conocimientos ha disminuido, porque este tipo de reuniones no son las que se programan en la agenda. No sintonizamos conversaciones útiles o no nos presentan a los transeúntes, lo que nos ayuda a forjar nuevas conexiones y relaciones. En nuestra encuesta, los que tienen tendencias de Investigador de Recursos, a los que les gusta trabajar en red y entablar nuevas relaciones, nos dijeron que eran los que más sufrían por la falta de esas oportunidades. Plantéate programas de tutoría y la creación de comunidades de práctica para fomentar el intercambio de conocimientos tácitos en tu organización.

Conoce lo que puede ofrecer cada persona de la sala

Por supuesto, el éxito depende de conocer los comportamientos presentes en tu equipo. Sólo un Informe Individual Belbin puede proporcionarte los conocimientos que necesitas, pero mientras tanto, aquí tienes nuestra guía rápida sobre los Roles de Equipo Belbin en las reuniones, ¡sin olvidar que cada uno de nosotros tiene puntos fuertes en más de un rol!

Cerebro

Deben ser invitados a reuniones de intercambio de ideas o a grupos de reflexión para encontrar nuevas formas de resolver los problemas existentes.

Investigadores de Recursos

Es probable que se muestren entusiastas al debatir nuevas ideas. Deben ser capaces de comunicar sus descubrimientos del mundo exterior al equipo, pero deben tener cuidado con hablar demasiado y no dejar hablar a los demás.

Coordinadores

Son idóneos para presidir reuniones, asignar acciones a las personas más adecuadas y garantizar que todos tengan la oportunidad de hablar.

Impulsores

Es probable que se impacienten (¡vocalmente!) si la reunión se alarga. Querrán centrarse en acciones y resultados, no sólo en debates.

Monitor Evaluadores

Puede que se sienten en sus sillas o a cierta distancia del equipo, como manifestación física de su objetividad. Pueden tomarse su tiempo para opinar sobre los temas que se debaten mientras formulan sus opiniones, y luego es probable que disfruten con el debate por sí mismo.

Cohesionadores

Intentarán unir a la gente. Pueden tener dificultades para comunicar sus puntos de vista, sobre todo en temas que resulten controvertidos o divisivos.

Implementadores

Querrán hablar de aspectos prácticos y hacer planes concretos, por lo que esta contribución no debe estar presente en las reuniones destinadas a generar nuevas ideas, sino en aquellas en las que las ideas deban convertirse en acciones y plazos.

Finalizadores

Es probable que se centren en los detalles, lo que podría frustrar a los Formadores. Si se pretende que la reunión sea "a grandes rasgos", los Coordinadores podrían tener trabajo adicional para garantizar que la reunión no se adentra en un nivel de detalle innecesario.

Especialistas

Son ideales para aportar conocimientos especializados cuando y como se necesiten, pero el momento de su contribución podría requerir una cuidadosa reflexión, para que no lleven todas las discusiones a su área de especialización, a expensas de otras consideraciones.

Pasos siguientes

Puede que algunos te suenen, pero en Belbin creemos en las pruebas, no en las corazonadas. La única forma de averiguar tus Roles de Equipo -y los presentes en tu equipo- es rellenar un Informe Belbin. Así es como se hace.